ビジネスパーソンが注目するツール「Notion」の魅力とは? Webディレクターばんかさんに聞くタスク管理のためのハック術

ビジネスパーソンが注目するツール「Notion」の魅力とは? Webディレクターばんかさんに聞くタスク管理のためのハック術

さまざまな社会人が行っている作業効率化のための工夫を、愛用しているタスク管理ツールとともにお聞きするシリーズ企画「みんなの業務ハック」。今回はWebディレクターを本業にしつつ、個人としてブログの運営やWebメディアのライターとして活動している会社員・ばんかさんにお話を伺いました。

タスク管理や情報管理のためにさまざまなツールを試し続けた結果、ばんかさんが最終的に辿りついたのがNotion。会社のタスク管理はもちろん、個人の活動やプライベートの情報もすべてNotionで一元管理していると言います。

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Q.)ばんかさんのご職業と普段のお仕事内容について教えてください。

株式会社TAM(タム)という会社でWebディレクターの仕事をしています。その傍ら、個人として「ばんか」というペンネームでブログの運営を行うほか、WebメディアのライターとしてAll Aboutさん、Yahoo! JAPAN クリエイターズプログラムさんなどでガジェットのレビュー記事執筆にも取り組んでいます。


Q.)普段のタスク管理をどのように行っていますか?

最近は「ボード方式」(かんばん方式)で行っています。個々のタスクの期限よりも、自分がいま抱えているタスクの全体像を把握することを重視しているためです。

詳しくは後述しますが、ボード方式とは以下のように抱えているタスクをステータス(状態)ごとに振り分けて管理するものです。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion) ※スマートフォンから閲覧の際は画像をピンチアウトしてご覧ください

ボード方式といえばTrello(トレロ)を思い浮かべる方も多いと思います。僕も最初はTrelloを使っていました。

ただ、Trelloは「これからやるタスク」を管理するツールであり、「やり終えたタスク」の記録を保存しておくのには向きません。

例えば、作業がひと通り終わった最後に納品とあわせて作業内容をお客様に提出する際はこの「やり終えたタスク」の記録が欠かせませんし、数年後に同僚から「あの時はどうやってやった?」とか「見積もりはどうだった?」などと尋ねられた時に、記録を参照することで正確に答えることができます。

こうした記録はTrelloとは別のツールに保存していたのですが、保存先が分散すると探す手間が増えてしまいます。そこで、一箇所で管理できるNotionに乗り換えました。「これからやるタスク」も「やり終えたタスクの記録」も、さらにはタスクに関する参照資料もすべてNotionに集約しました。


Q.)Notionを使うようになった最初のきっかけとは?

最初はタスク管理ツールとしてではなく、個人の情報管理ツールとして使い始めました。僕自身、10年以上前から「自分のデータベースをどこに持つか」というテーマで試行錯誤を続けています。

まず、Evernoteに出会い「これはすごい!」と感動、「僕に関するあらゆる情報はここを見ればすべて分かるようにしよう!」と躍起になって目に付く情報を片っ端からEvernoteに保存していきました。

しばらくは快適に使えていたのですが、5年くらい前から自分にはEvernoteは合わないところがあるのかも、と思うようになってきました。Evernoteのエディタの性能や同期できるデバイスの台数制限、ローカルアプリの使用感など、一つひとつは小さなことですが、僕の場合は「使っていて楽しくない」という印象に変わってしまったのです。

そこで、Apple標準のメモアプリやテキストエディタのBearなども試しますが、なかなかしっくりきません。そんな折、Notionに出会いました。ほぼ無制限に情報を保存していけるところがEvernoteに似ているな、ということでEvernoteから鞍替えする形でNotionを使い始めました。


Q.)Notionの具体的な活用方法を教えてください。

まず、以下の「タスク」のボードがメインとなります。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。クライアントとプロジェクトという2つのデータベースを連携させて管理している
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)

左から、「ステータスなし」「未着手」「進行中」「待機中」「完了」「いつか」というステータスごとにレーンを作り、一つひとつタスクを割り振っています。

タスクのボードでは、クライアントとプロジェクトという2つのデータベースを連携させて管理しています。

以下はクライアント(顧客)のデータベースです。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。クライアントとプロジェクトという2つのデータベースを連携させて管理している
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)

「進行中」「休止中」という2つのタグでグループ分けした上で、それぞれのクライアントごとにプロジェクトを紐付けています。

例えば、「株式会社HHHH」というクライアントには「一般業務」と「メディア活動」というプロジェクトが紐付けられています。この紐付けをNotionでは「リレーション」と呼んでいます。

以下はプロジェクトのデータベースです。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)

プロジェクトに紐付けられているクライアント名、そして関わっている社内のメンバー名を管理しています。普段は「クライアント」や「プロジェクト」のデータベースを開くことはなく、もっぱら「タスク」のボードを見ています。


例えば、「○○さんに連絡する」というタスクを一つ追加する場合は、以下のようにタスク名を入力したうえで、

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。タスクの追加の仕方
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)

プロジェクト欄をクリックすると以下のようにプロジェクトデータベースに登録されているプロジェクト一覧が表示されるので、該当するプロジェクトを選択します。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。タスクの追加の仕方
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)

すると、以下のように選択したプロジェクト名に加えて、そのプロジェクトと紐付けられているクライアント名がクライアント名の項目に自動的に入力されます。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。タスクを追加した時のデータベースとの紐づき方
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)

「タスク」のボード上では、以下のようにタスク名の下にクライアント名とプロジェクト名が確認できます。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。タスクを追加した時のデータベースとの紐づき方
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)


いざ、このタスクを実行しようとした時「そもそもこのプロジェクトは今どうなっているのか」を知りたくなるでしょう。知りたくなったら、プロジェクト欄のプロジェクト名をクリックします。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。プロジェクトのし進捗状況を確認する方法
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)

すると、そのプロジェクトのページが表示されるので、ここでプロジェクトの現状を把握できます。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。プロジェクトのし進捗状況を確認する方法
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)

打ち合わせの議事録へのリンクもこのページに紐付けておくことで、そのプロジェクトに関する情報をワンストップで確認できるようになるわけです。

完了したタスクは「完了」レーンにドラッグ&ドロップで移動させます。これが「やり終えたタスクの記録」になります。

Notionの画面。「ボード方式」(かんばん方式)でタスクを管理できるツール。プロジェクトのし進捗状況を確認する方法
実際の画面(Notion Labs, Inc./Notion)


Q.)Notionが仕事にもたらした変化や影響について教えてください。

何よりも「そこ(Notion)に全部ある」という安心感が得られるようになったことが一番大きいですね。Notionに一元化する以前は、ブログのネタはメモ帳に、お客さまとやり取りするファイルはDropboxに、WebクリップはEvernoteに、と情報があちこちに散らばっているのがどうにも気持ちが悪く、煩雑だったのです。

今回はタスク管理を中心にお話をしましたが、プライベートでも自分に関するあらゆる情報、例えば、銀行の口座番号や生命保険の契約情報、インターネットの設定情報などもNotionに保存しています。

さらに、日記もNotionで書いています。「喜怒哀楽」のタグを付けておくことで、「楽」タグのついた日記だけを抽出すれば「楽しかった思い出」を振り返ることができる、という工夫もしています。

このように、Notionを探せば現在取り組んでいる仕事の情報はもちろん、自分に関するたいていの情報が見つかるようになり、朝から晩まで片時も手放せないツールになっています。


仕事で工夫していること・意識していること

お話を伺った方

ばんかさん。ウェブとアプリとガジェットで、明日をちょっと楽しくしたい。そんな想いを形にした「あなたのスイッチを押すブログ」を主宰・運営するメディアライター。Webディレクターとしてサラリーマンをしつつ、ブログや執筆活動をするパラレルキャリアを実施。All About や Yahoo! JAPAN クリエイターズプログラムでも活動中。

ばんか
ウェブとアプリとガジェットで、明日をちょっと楽しくしたい。そんな想いを形にした「あなたのスイッチを押すブログ」を主宰・運営するメディアライター。Webディレクターとしてサラリーマンをしつつ、ブログや執筆活動をするパラレルキャリアを実施。All About や Yahoo! JAPAN クリエイターズプログラムでも活動中。
Twitter:@bamka_t