日々の業務で「時間が足りない」「もっと効率的に仕事を進めたい」と感じることはありませんか？ そうしたときに身に付けたいのが、段取りの力です。
段取りの力を鍛えることは、仕事の成果や効率アップのカギとなります。しかし意外と体系的に学ぶ機会が少なく、自己流で身に付けている…… という方も少なくないでしょう。
そこで本記事では、段取りを鍛える重要性と、それを向上させるための具体的な方法をご紹介します。
ビジネスにおける段取りの重要性
効果的な段取りの進め方とは？
ビジネスシーン別：段取りの効果的な組み方
段取りの力を鍛えるために意識したい2つのポイント
段取りが良いと自身の市場価値向上につながる2つの理由
まとめ
ビジネスにおける段取りの重要性
仕事の成果は段取りで決まる
「段取り八分」という言葉をご存知でしょうか？これは、仕事の成功の8割が段取りで決まるという意味です。なぜ、そこまで段取りが重要なのでしょう。
段取りがもたらす具体的なメリットには、以下のものがあります。
- 時間効率の向上：適切な段取りにより、無駄な作業や時間を減少。
- ミスの減少：事前に必要なステップを整理することで、抜け漏れを防止。
- 品質の向上：十分な準備時間を確保することで、より高品質な成果物を生み出せる。
- ストレスの軽減：先の見通しが立つことで、精神的な負担を軽減できる。
さらに、段取り力を鍛えると個人の生産性向上だけでなく、チームや組織全体のパフォーマンス向上にも大きく寄与します。例えば、下記のようなメリットがあります。
- チームメンバーの役割が明確になり、協働がスムーズになる。
- プロジェクトの進捗が可視化され、問題の早期発見と対応が可能になる。
効果的な段取りの進め方とは？
段取りは、単なる「計画立て」ではありません。目標達成のためにやるべき一連のプロセスを組み立て、全体を見据えて実行することを指します。では実際にどのような流れで進めればよいのかをご紹介します。
2.1 目的と背景を明確にする
段取りよく進められるようになるための第一歩は、取り組むタスクや業務の目的を明確にすることです。「なぜこの仕事をするのか？」「どのような成果を期待されているのか？」を最初に理解することが重要です。
目的と背景を明確に理解できれば、以下のようなメリットが得られます。
- 優先順位を適切に判断できるようになる。
- 必要なリソースの見積もりが正確になる。
- 関係者と円滑なコミュニケーションが図れる。
- 予期せぬ問題に柔軟な対応が可能になる。
目的と背景を明確に理解するためには、5W1Hのフレームワークを活用することが効果的です。
- Why（なぜ）：なぜこの仕事が必要なのか？
- What（何を）：具体的に何を達成するのか？
- Who（誰が）：誰が関わり、誰にメリットがあるのか？
- When（いつ）：いつまでに完了する必要があるのか？
- Where（どこで）：どこで実施するのか？どの範囲まで影響するのか？
- How（どのように）：どのような方法で実施するのか？
このフレームワークを使用すれば、タスクの全体像を把握し、重要な要素を見逃さず理解することができます。
例えば、上司から「顧客満足度調査を実施してほしい」と依頼されたとします。この場合、以下のような質問を自分自身に投げかけ、目的を明確にしましょう。
- Why（なぜ）：なぜ今、顧客満足度調査が必要なのか？
- What（何を）：この調査で何を知りたいのか？
- How（どのように）：調査結果をどのように活用する予定か？
また、タスクの背景情報の理解も重要です。例えば、
- 過去に同様の調査を行ったことがあるか？その結果はどうだったか？
- 現在、顧客からどのような声が寄せられているか？
といった背景を確認することで、関係者のニーズや焦点を当てるべき領域がより明確になり、的確な判断と効率的な行動につながります。
2.2 タスクの洗い出し
次に、目標達成に必要なタスクを細分化して洗い出します。この段階では、できるだけ詳細にタスクを列挙することが重要です。
例えば、先ほどの顧客満足度調査の場合
1. 調査設計
・アンケート設計
・使用可能予算額の確認
・稟議の要不要の確認
2. 調査実施の準備
・調査ツール（発注先）の選定
・調査対象顧客リストの作成
3. 調査の実施
・アンケートの配布
・回答データの収集
4. データ分析
・データの整理と分析
・過去の調査結果との比較分析
・結果の可視化
5. 報告書作成
・分析結果のまとめ
・改善策の検討
このようにタスクを細分化することで、以下のメリットが得られます。
- 作業の漏れや重複を防ぐことができる。
- 各タスクの所要時間や難易度を把握しやすくなる。
- チームメンバーへの作業分担が容易になる。
- 進捗管理がしやすくなる。
2.3 タスクの優先順位付けとスケジュール設定
タスクの洗い出しが完了したら、次は優先順位付けと実行順序の決定を行います。すべてのタスクが同じ重要度ではありません。限られた時間とリソースを最適に活用するためには、適切な優先順位付けが不可欠です。
タスクの優先順位付けには、「重要度×緊急度マトリクス」（アイゼンハワーのマトリクス）が有効です。
- 第1領域（重要かつ緊急）：即座に取り組むべき
- 第2領域（重要だが緊急ではない）：計画的に取り組むべき
- 第3領域（重要ではないが緊急）：できれば他者に委託
- 第4領域（重要でも緊急でもない）：後回しにする、または不要なら削除
顧客満足度調査の例で考えると、以下のように分けることができます。
- 第1領域（重要かつ緊急）：調査項目の検討
- 第2領域（重要だが緊急ではない）：分析手法の検討、改善策の検討
- 第3領域（重要ではないが緊急）：調査ツールの選定
- 第4領域（重要でも緊急でもない）：共有方法の検討
次に、タスク間の依存関係を考慮して実行順序を決定します。例えば、
- 調査項目の検討はアンケート配布の前に完了していなければならない
- データの整理と分析はすべての回答が集まってから開始する
- 報告書作成は分析結果が出てからでないと始められない
このように優先順位と順序を決定することで、下記のメリットが得られます。
- 重要なタスクに十分な時間とリソースを割り当てられる。
- 締切に余裕を持って対応できる。
- タスク間の無駄な待ち時間を最小限に抑えられる。
- 予期せぬ問題が発生した際も、柔軟に対応できる。
ビジネスシーン別：段取りの効果的な組み方
3.1 営業支援ツール（SFA）を顧客に提案する場合
営業支援ツールの提案では、顧客の業務課題を深く理解し、具体的な解決策を提示することが重要です。一例として、以下のような段取りが組めます。
目的と背景の確認
初回ヒアリングを基に営業部門の課題（例：顧客情報の分断、商談進捗の見える化不足）を特定。営業支援ツール導入の真の目的を明確にします。
必要なタスクの洗い出し
- 事前準備と顧客ヒアリング
- 類似業界での導入事例等の情報収集
- 顧客の自社製品の課題の特定
- 社内レビューと最終調整
- 提案書とプレゼン資料の作成
タスクの優先順位付け
重要度と所要時間を考慮し、「顧客の営業プロセス図の作成」と「自社製品の機能と顧客課題のマッピング」を最優先タスクとして設定します。
- 第1領域（重要かつ緊急）：事前準備と顧客ヒアリング
- 第2領域（重要だが緊急ではない）：類似業界での導入事例等の情報収集
- 第3領域（重要ではないが緊急）：提案書とプレゼン資料の作成
- 第4領域（重要でも緊急でもない）：社内レビューと最終調整
この重要度と緊急度に基づき、計画的に提案活動を進めていきます。顧客との信頼関係構築を意識しながら、ビジネスにおける成果向上への貢献を具体的に示していきます。
3.2 営業業務の効率化プロジェクトの場合
営業業務の効率化プロジェクトでは、現状の詳細な分析に基づいて問題点を特定し、持続可能な改善を実現することを目指します。
目的と背景の確認
経営陣へのヒアリングを通じて、「1人当たりの営業利益を20%向上させる」という具体的な目標を設定するとします。そして現在の営業プロセスの課題と、効率化が必要となった背景を明確にします。
必要なタスクの洗い出し
- 営業活動の時間分析調査の実施
- 現状分析と課題の特定
- トップセールス担当者の行動分析
- 非効率な業務プロセスの特定と改善案の策定
- 新たな営業支援ツールの選定と導入
- 効果測定と次期計画の策定
タスクの優先順位付け
課題を解決するために「営業活動の時間分析調査」と「現状分析と課題の特定」を最優先タスクとして設定し、その結果に基づいて他のタスクの優先順位を決定します。
- 第1領域（重要かつ緊急）：現状分析と課題の特定
- 第2領域（重要だが緊急ではない）：新たな営業支援ツールの選定と導入
- 第3領域（重要ではないが緊急）：非効率な業務プロセスの特定と改善案の策定
- 第4領域（重要でも緊急でもない）：効果測定と次期計画の策定
これらの例を参考に、自身の業務における段取りの組み方を見直してみてください。具体的なタスクを明確にし、優先順位をつけて計画的に実行することで、より効果的な業務遂行が可能になるでしょう。
段取りの力を鍛えるために意識したい2つのポイント
4.1 作業時間の見積もり能力を高める
作業時間の正確な見積もりは、段取りを鍛えるための基礎となる重要なスキルの1つです。時間の見積もりを正確にするには、以下の点に注意しながら継続的に改善を重ねるようにしましょう。
1. 作業にかかった時間や日数を記録する。
- タスク管理ツールやアプリを活用して作業ログを記録する。
- 細かなタスクも漏らさず記録する。
2. 適切なバッファ（時間の余裕）を設定する。
- タスクの複雑さやリスク要因を考慮したスケジュールを立てる。
3. 継続的な改善を行う。
- 見積もりと実際の所要時間を常に比較する。
- 予定と違う結果となった原因を分析し、次回の見積もりに生かす。
これらを意識することで、日々の業務の中で時間見積もりの精度を高めていきます。最初は見積もりから大きく外れることもあるかもしれません。それでも継続的な実践と改善を繰り替えずことで、見積もりの精度が徐々に向上していくでしょう。
4.2 マニュアル化を進める
段取りを効率的に行うためには、繰り返し行う作業や手順をマニュアル化することが有効です。マニュアル化には以下のようなメリットがあります。
1. 作業の標準化
- 品質の安定につながる。
- 効率的な業務の進行が可能になる。
2. 知識の共有
- チーム内での情報共有が促進される。
- 新人教育を効率化できる。
3. 改善点の可視化
- 非効率な部分を容易に特定できる。
- 継続的な業務改善の基礎になる。
マニュアル化を進めることで、日々の業務の効率化だけでなく、長期的な視点での業務改善にもつながります。また、自分以外の人でも同じ作業を行えるようになるため、従業員が休暇を取りやすくなったり、急な欠勤が出たりした時のバックアップ体制構築にも役立ちます。
段取りが良いと自身の市場価値向上につながる2つの理由
段取りの良さは、どの仕事においても必要とされるスキルの1つです。このスキルを磨くことで、個人の市場価値を向上させ、キャリアの可能性を広げることができます。
具体的には2つの理由で、市場価値向上につながると考えられます。
5.1生産性の高さ
段取りが良い人は、まず個人の生産性の高さとして評価されます。
限られた時間で最大の成果を上げる能力は、あらゆる職場で求められます。効率的なタスク管理や優先順位付けができる人材は、複数の業務を同時にこなし、時間あたりの付加価値を高めることができます。
5.2プロジェクトマネジメントスキルの高さ
段取りの良さは、プロジェクトマネジメントを進める時にも重要です。
組織が大きな成果を出すためには、複雑な状況を整理し、計画を立てて実行する力が求められます。段取りが良い人は、複雑なプロジェクトや重要な案件を成功に導くことができます。その結果、個人の市場価値を大きく高めることにつながります。
このように段取りの良さが必要とされるシーンは特定の業務に限定されません。個々のパフォーマンスや組織全体への貢献が認められれば、リーダーポジションや管理職へのキャリアアップも見込めます。また、キャリアチェンジや転職の際にも大きな強みとなるでしょう。
